beantwoord

Declaratieoverzicht NS Business Card?

  • 4 december 2015
  • 24 reacties
  • 2266 Bekeken

Ik ben zzp'er en werk voor verschillende opdrachtgevers, bij wie ik apart mijn reiskosten declareer. In november heb ik voor het eerst gebruik gemaakt van Mijn NS Business Card. Ik wil de reiskosten uitsplitsen en apart in rekening brengen. Opdrachtgevers vragen altijd om een officieel document van de vervoerder, waaruit blijkt dat ik deze reizen daadwerkelijk heb gemaakt (zoals mogelijk is bij 'Mijn OV-chipkaart'). In Mijn NS Zakelijk kan ik echter alleen een Excel-bestand downloaden, maar dat is niet voldoende. Hoe kom ik binnen Mijn NS Zakelijk aan een officieel document (bijv. pdf met bedrijfsgegevens NS e.d.) dat ik kan indienen bij mijn reiskostendeclaraties aan opdrachtgevers? Bij voorbaat dank voor je reactie!
icon

Beste antwoord door Marcel1968 18 december 2015, 12:35

Ter afsluiting: het is niet mogelijk om reizen aan/uit te vinken en apart in rekening te brengen. Ik kan alleen een Excel-bestand downloaden, aanpassen, opslaan als pdf en bij de factuur voegen. Ik heb de situatie uitgelegd aan opdrachtgevers en zij accepteren het gewoon. Eind goed al goed. Dank aan iedereen voor het meedenken. 🙂
Bekijk origineel

24 reacties

Welkom op het NS Serviceforum, Marcel1968. Wanneer je bij je Mijn NS Zakelijk account inlogt als contactpersoon en daarna je facturen inziet, kun je inderdaad een Excel bestand openen. Deze zou je dan zelf kunnen aanpassen.
Reputatie 6
Badge +1
@Iris NS: dat is niet wat deze persoon vraagt. Deze persoon vraagt een officiële factuur met een officieel NS-logo, niet een Excel-bestand waar hij zelf een beetje in kan knutselen. Aan Mijn OV-chipkaart heb je in dit geval niets, want daar worden geen ritprijzen getoond. Wellicht is er een andere optie?
Dank voor de aanvulling, Keuzereiziger. Het klopt wat je schrijft: aan Mijn OV-chipkaart heb ik inderdaad niets omdat de ritprijzen niet vermeld worden als je een Business Card toevoegt. Onlangs sprak ik een NS-medewerker en die bevestigde dat er bij de maandfactuur van NS een mogelijkheid is om reizen aan te vinken en dus aparte declaraties te versturen. Zij had het echter ook al over een Excel-bestand en daarin kun je bij mijn weten niets aanvinken, dus de situatie blijft onduidelijk. Ik wacht maar even op die maandfactuur. Als ik het goed begreep komt ie rond 20 december binnen. Waarom dat zo lang moet duren is mij een raadsel. Een en ander houdt in elk geval in dat ik mijn administratie niet meer in het eerste weekend van de maand moet plannen, maar in het laatste weekend. Ik moet dus mijn gedrag aanpassen aan NS! Hoezo handig voor zzp'ers?
Reputatie 6
Badge +1
Bij mijn weten stuurt NS de factuur een paar dagen na het aflopen van de contractmaand. Wanneer dat precies valt is dus per persoon verschillend, want afhankelijk vanaf het moment dat uw contract is ingegaan.
@Marcel1968 Als het excel-bestand niet passend is, wil ik het je graag per e-mail toesturen. Kun je hiervoor je NAW-gegevens en e-mailadres sturen?
Dank voor je reactie, maar ik vind dit wel een beetje een vreemd verzoek. NS waarschuwt zelf voor het verstrekken van persoonlijke informatie via het forum: 'Vermeld nooit persoonlijke informatie. Dit is namelijk een openbaar forum.' Ik geef je dus liever niet mijn NAW-gegevens en e-mailadres. Mijn excuses.
Badge +3
U kunt de gegevens alleen aan Minke sturen door op "Minke NS" te klikken en vervolgens op de knop "Stuur bericht". De overige forumleden zien de informatie dan niet.
Bedankt voor de tip, Tochjo!
Update: Marcel heeft per mail zijn factuur toegestuurd gekregen.
Helaas heb ik de factuur niet ontvangen. Ik heb inmiddels het advies gekregen om de zakelijke afdeling te bellen.
Zij kunnen je vast helpen Marcel. Mocht het toch niet lukken laat het dan hier even weten.
Ter afsluiting: het is niet mogelijk om reizen aan/uit te vinken en apart in rekening te brengen. Ik kan alleen een Excel-bestand downloaden, aanpassen, opslaan als pdf en bij de factuur voegen. Ik heb de situatie uitgelegd aan opdrachtgevers en zij accepteren het gewoon. Eind goed al goed. Dank aan iedereen voor het meedenken. 🙂
Marcel, fijn dat je dit terugkoppelt. Bedankt! Ook goed om te lezen dat het uiteindelijk toch nog 'goed' is gekomen.
Ik verbaas me er even over dat dit probleem gemarkeerd is als opgelost, want eigenlijk is het dat niet, meneer heeft alleen een werkbare oplossing voor hemzelf gemaakt. Ik heb namelijk hetzelfde probleem en de excel overzichten zijn niet belasting conform voor de stichting waar ik voor werk om te kunnen declareren. Ik zou dit topic dus graag geopend zien en van NS duidelijkheid willen of dit misschien in de toekomst wel opgelost gaat worden, want nu is het een probleem. De situatie zoals hij nu is, is het zelfs zo dat de normale ov chipkaart declaratie-vriendelijker is dan de zakelijke en dat lijkt mij niet het idee achter een zakelijke pas.
Reputatie 6
Het topic is opgelost, omdat de Topic Starter zijn oplossing heeft gevonden. Ik heropen dit topic dus niet, maar wil je wel laten weten waar we nu zijn.

Het probleem is inderdaad nog niet verholpen. Wij bieden via MijnNS Zakelijk een reisoverzicht aan, waar vervolgens ook een factuur aan gekoppeld is. De factuur zou bij veel werkgevers afdoende kunnen zijn voor een declaratie. Op het voorblad van jouw MijnNS-omgeving kun je ook een specificatie van jouw reisoverzicht inzien, die afdoende kan zijn voor de werkgever. Wij geven een zo algemeen mogelijke weergave, maar kunnen niet elke werkgever in diens specifieke wensen tegemoetkomen. Daarvoor is een afspraak tussen werkgever en werknemer nodig. Ik heb dit wel weer aangekaart bij de organisatie dat een PDF-versie met "stempel" van NS nog steeds op de wishlist moet staan.
Dank voor je reactie, maar wat ik dan vreemd vind is dat ik met persoonlijke pas wel de goede dingen kan downloaden. Waaruit ik opmaak dat de mogelijkheid er dus gewoon is. Vandaar ook mijn grote verbazing nu ik gewisseld ben van privé naar zakelijk dat ik nu niet kan declareren en daar achteraf achter moet komen terwijl ik voor tig euro's gereisd heb met het idee dit netjes te kunnen declareren conform de belastingdienst haar eisen. Ik begrijp dat jullie niet elke werkgever tegemoet kunnen komen, maar ik had het specifiek over de belastingdienst. Bij de declaraties van de privé pas staat er netjes bij dat die geschikt zijn voor de belastingdienst.
Ik reageer hier heel graag nog even op. Zojuist wordt mij namelijk verteld door 1 van jullie medewerkers dat de NS business card helemaal geen goed idee is voor ZZPERS. Raar fenomeen, wanneer deze kaart wel wordt verkocht op de site onder de volgende tekst ( zie onderaan dit bericht) . Als zzper werk ik net als Marcel, voor verschillende opdrachtgevers, dat is gebruikelijk bij Zzpers , even een reminder. Ik kan als zzper niet wachten op een factuur van de NS aan het eind van de maand. En zo mijn klanten ook pas 1 maand of 2 maanden later een factuur doorsturen. Zo werkt het echt niet met een zzper. Dat lijkt mij niet het doel van een businesscard gemaakt voor zzpers????!! Ja als je bij een vaste werkgever werkt zoveel uur per maand, dan kun je wachten op je eindfactuur ja. Ik wil snel kunnen handelen, na gewerkt te hebben, factuur opmaken, reiskosten doorvoeren, nog diezelfde week. Zo werkt het voor een zzpers. Waarom bestaat deze kaart voor zzpers als dus blijkt dat het excel manipuleerbaar blijkt te zijn voor de belasting? Dan klopt er iets echt niet aan deze kaart en de verwerking of de verkoop hiervan, gericht op zzpers. Een gewone kaart heeft geen zin, omdat ik hiervan geen reiskosten overzicht kan inzien. Ik heb dit verhaal ook bij mijn boekhouder neergelegd. Maar nogmaals, waarom wordt deze kaart aangeboden onder naam goed voor ZZPERS. Terwijl er dus gewoonweg eigenlijk helemaal niks van klopt .
Nogmaals uw eigen collega van de NS gaf mij aan, deze kaart is niet geschikt voor zppers.

Zoals vermeld op jullie site, ik heb het kopje zzpers nog even dik aangedrukt. :

NS-Business Card

Als ZZP'er zit u de ene dag veel op kantoor. De andere dag reist u van afspraak naar afspraak. Bepaal met de NS-Business Card per dag hoe u reist en pas maandelijks uw abonnement aan.
  • De NS-Business Card is gratis; geen aanschafkosten.
  • Saldo laden niet nodig; u ontvangt maandelijks een overzichtelijk BTW factuur.
  • Gebruik uw kaart voor extra diensten zoals Greenwheels, P+R terreinen of OV-fiets.
  • Splits privé- én zakelijke reizen in de online beheeromgeving.
Sorry voor de capslock zie ik nu 🙂 maar als ik op dit verhaal een antwoord kan krijgen graag.
Hallo MVK, welkom op onze Community!

Ik heb even navraag gedaan bij mijn collega's van NS Zakelijk. In principe is onze Businesscard prima te gebruiken voor ZZP'ers, maar iedere ZZP'er heeft natuurlijk andere behoeften. De optie om tussentijds een factuur op te vragen is inderdaad niet mogelijk met deze kaart. Elke 14e van de maand wordt de factuur verzonden en krijg je hierin een bijlage waarin exact staat aangegeven wat elke reis kost. Deze is zowel in PDF als Excel verkrijgbaar en op deze manier heb je toch de mogelijkheid op specifiek reizen eruit te pikken en een factuur op maat te maken.
Hoi Miriam, Dankjewel voor jouw reactie. Fijn. Nee een tussentijdse factuur opvragen, daar vraag ik ook niet om.
Het gaat mij erom dat je als zzper, de betekenis zzper, ondanks ieder een andere behoefte, is dat je zelfstandig werkt voor meerdere opdrachtgevers per jaar en dus ook per maand. Je kan zeker ook ingehuurd worden in een bedrijf voor een aantal maanden. Maar dit geldt niet voor het gros aan zzpers. Dan is een per maand factuur handig.
Correct gezien zoals je het nu aangeeft kan de zzper maar 1 x per maand op de juiste wijze, ook volgens de regels van de belastingdienst zijn of haar facturen versturen, omdat jullie maar 1 x per maand een correcte afrekening versturen, belasting technisch gezien. Hierdoor kan ik nog steeds niet mijn facturen, direct correct opmaken. Omdat de (reis) gegevens die simpelweg in MIJN NS staan, incl de reiskosten erachter vermeld na iedere reis, belasting technisch dus niet kloppen.
Nogmaals, als zzper moet ik, direct inzage kunnen hebben in de correcte gegevens en moeten deze dus ook direct getoond worden door jullie wanneer je de kaart aanbiedt aan een zzper. Want zo wordt de kaart verkocht: goed voor zzpers.
Er is maar 1 soort zzper. Iemand die zelfstandig werkt, geen personeel in dienst heeft, werkt voor meerdere opdrachtgevers per jaar en welke zijn of haar facturen direct af wilt handelen na een klus voltooid te hebben voor 1 of meerdere opdrachtgevers per maand of zelfs per week.
Wil ik dit Belasting technisch correct doen en een factuur direct opmaken, kan dit dus eigenlijk niet omdat wij, volgens jullie ( zzper ) businesscard, nu maar 1 keer de belastingtechnisch correcte gegevens te zien krijgen middels jullie factuur eens per maand. En de reiskosten gegevens in MIJN NS, net als het excel niet altijd correct zijn en het excel manipuleerbaar is.
Ik blijf erbij, dat hetgeen wat jullie aanbieden, niet klopt met het fenomeen zzper en de snelheid in het facturatieprocess van een echte zpper. ( nogmaals na iedere klus, opmaken van het factuur incl. correcte reiskosten vermeldingen) Ik vraag niet alleen om een snel en correct facturatieproces maar mijn opdrachtgevers ook. Ik hoop dat je dit begrijpt en dat hier snel wat aan gedaan kan worden.
Dat de kaart verkocht wordt onder de noemer: goed voor zzpers, is dus vrij misleidend en eigenlijk niet geschikt voor een echte zzper.
Nogmaals een echte zzper is iemand die meerdere opdrachtgevers per jaar heeft en wellicht ook per week en per maand en geen personeel in dienst heeft. Deze zzper wilt correct haar facturen opmaken na iedere klus, incl. de juiste reiskosten vermeldingen. Zo werkt een zzper. Een zzper met meerdere opdrachtgevers, stapelt niet haar facturen op 1 maand lang en factureert maar 1 x per maand. Daar zitten mijn opdrachtgevers ook niet op te wachten. Deze willen ook graag per week,na iedere klus, de facturen ontvangen ivm op tijd aanleveren bij hun mensen weer.
Ik hoop dat hier snel iets aan gedaan wordt anders blijft de noemer ZZPer bij de verkoop van jullie businesscard erg misleidend. Bedankt voor je aandacht., Miriam.
Badge +3
In principe zou de factuur die je krijgt gewoon compleet moeten zijn, en het te downloaden Excel bestand dus ook. Zie je daar verschillen tussen dan?

Niets houdt je tegen om daaruit de reizen te filteren die je niet wilt declareren (zoals in Mijn NS) en wat er overblijft als declaratie op te sturen naar je opdrachtgever(s). Of print de factuur uit, markeer met een gele stift de reizen voor die opdrachtgever en maak die voor andere opdrachtgevers zwart.

Manipuleerbaar? Ja, anders dan een (beveiligde) PDF zal de Belastingdienst zo'n overzicht niet blindelings accepteren als compleet en geldig, maar dat is ook niet nodig dus.

Maar goed, als je afspreekt met een opdrachtgever dat je € 0,50 per kilometer of € 50,- per uur krijgt, en zelf je kilometerregistratie of urenregistratie bijhoudt zullen ze er ook maar op moeten vertrouwen dat het klopt. Ik zie het probleem/verschil dus niet echt.. 🤔

Een wekelijks overzicht zal lastiger worden, maar werkgevers/opdrachtgevers vinden het vaak helemaal niet erg om dat pas enkele weken later te krijgen (en daarna nog later pas uit te hoeven betalen)....
Ik snap je punt, MVK, maar op dit moment kan ik niets veranderen aan hoe dit facturatieproces werkt. Ik zal je verzoek in ieder geval wel doorgeven aan onze zakelijke afdeling.
In principe de factuur die je krijgt gewoon compleet moeten zijn, en het te downloaden Excel bestand dus ook.

Niets houdt je tegen om daaruit de reizen te filteren die je niet wilt declareren (zoals in Mijn NS) en wat er overblijft als declaratie op te sturen naar je opdrachtgever(s).

Manipuleerbaar? Ja, anders dan een (beveiligde) PDF zal de Belastingdienst zo'n overzicht niet blindelings accepteren als compleet en geldig.

Maar ja, als je afspreekt met een opdrachtgever dat je € 0,50 per kilometer of € 50,- per uur krijgt, en zelf je kilometerregistratie of urenregistratie bijhoudt zullen ze er ook maar op moeten vertrouwen dat het klopt. Ik zie het probleem/verschil dus niet echt..
🤔


Hi Robert, Dankjewel. Begrijp mij niet verkeerd. De NS medewerker welke ik gesproken heb, geeft mij aan dat de gang van zaken, belastingtechnisch niet correct is. Het tussentijds downloaden van het excel is belasting technisch niet correct, omdat dit manipuleerbaar is.
En heus, filter ik mijn reizen.
Belasting technisch gezien, moet je als zzper 1 x per maand wachten op het correcte NS factuur omdat de gegevens in mijn ns niet kunnen kloppen.
Nogmaals, ik rakel dit topic op omdat een NS medewerker attendeert mij hierop en ik hier versteld van sta, wanneer een dergelijk kaart verkocht wordt onder de noemer goed voor zzpers.
Dank voor je reactie.
Badge +3
Hetzelfde speelt bij o.a. NS Flex (consumentenproduct).

Reizen met bus/tram/metro komen soms pas na 14 dagen in je reisoverzicht (meestal sneller hoor) dus het kan dus best zo zijn dat je een wekelijks/tussentijds overzicht maakt wat nog niet volledig is, maar dat er de volgende week nog reizen van eerdere weken bij komen.

Dat ligt niet aan NS of welk product (BC of Flex) je hebt, maar omdat de transactiegegevens door TLS/OV-chipkaart eerst ontvangen moeten worden van de vervoerders, en vervolgens naar NS doorgespeeld voor je factuur...

OV-chipkaart (en dus ook een BC) is een grotendeels offline systeem, waardoor er de nodige vertragingen op kunnen (en zullen) treden in het tonen van een sluitende reishistorie.

Veel buurtbusjes e.d. gaan één keer per week (of minder) naar de remise en worden daar 'uitgelezen'.

Volgens TLS/OV-chipkaart hebben ze zelfs -schrik niet- 42 dagen de tijd om je reizen te tonen en te verwerken. En dan nog doorsturen naar NS etc...

Reageer