beantwoord

Welke informatie ziet de werkgever van het gebruik van mijn NS Business Card?

  • 25 mei 2020
  • 35 reacties
  • 697 Bekeken

Ik heb een vraag over het gebruik van mijn persoonsgegevens door mijn werkgever. Ik kan bepaalde reizen die ik met mijn NS Business Card maak aangeven als privé-reis. Ziet mijn werkgever dan mijn privé-reisbewegingen als hij dat wil? En zo ja, mag dat in het kader van de AVG?

Alvast dank voor het antwoord!

icon

Beste antwoord door Henk_NL 25 mei 2020, 19:30

Als werkgever kan ik gewoon per Businesscard inzien: Datum/categorie (trein/btm/ov-fiets e.d.), Reis (van/naar), prijs, en werk/prive tag. Van de werk/prive tag weet ik niet zeker of ik kan zien wat de medewerker daar heeft ingevuld, dat hoeven ze niet in te vullen namelijk.

 

Tijden zijn alleen te zien bij onder andere OV-fiets, van trein en bus, tram en metro kan ik dat niet.

Bekijk origineel

35 reacties

Reputatie 7
Badge +3

U kunt voor uw privereizen sowieso ook een andere kaart gebruiken. 

Dank voor uw reactie, dat kan inderdaad. Toch ben ik vanuit privacy-oogpunt benieuwd wat er met de als privé gemarkeerde reizen gebeurt in de overzichten van de werkgever.

Badge +3

De werkgever ziet volgens mij en in ieder geval op de factuur alle reizen zonder labeltje erbij of ze privé of zakelijk zijn. Ik neem aan dat die niet zomaar in jouw Mijn NS omgeving (waar je de kaart aan gekoppeld hebt) kan kijken.

Dat markeren is dus met name bedoeld voor je eigen administratie, zoals het eenvoudig kunnen maken van declaratieoverzichten als je zzp’er bent.

Dank! Als de werkgever inderdaad alle transacties/reizen ziet, dan is in ieder geval deel één van de vraag beantwoord. Ben ik nog wel benieuwd of dit in het kader van de AVG is toegestaan. Ik kon in het privacy statement niet vinden dat deze gegevens ook naar de werkgever worden gestuurd. Heeft de werkgever de privétransacties ook echt nodig, bijvoorbeeld voor fiscale doeleinden?

Badge +3

De details weet ik niet, maar als een werkgever jou een Business Card ter beschikking stelt heeft die in ieder geval het recht op inzage wat er zoal mee gedaan is (lijkt me).

Wellicht zijn er mogelijkheden om privé reizen ‘af te schermen’ (zoals gebelde nummers op een telecomfactuur door er een of andere *xx* code voor te kiezen) maar dat kan iemand anders (bijv. @Henk_NL) wel beantwoorden. Of vraag het even aan je werkgever! :smile:

Badge

Uw werkgever verstrekt u een Business card om uw reizen in het OV mee te laten factureren naar het bedrijf, dan mag de werkgever ook inzage hebben in uw reizen want hij betaald ook de rekening. Dit zal niet onder de AVG vallen omdat uw werkgever de rekening krijgt en moet kunnen controleren of dit allemaal binnen de afspraken vallen en welke reizen hij eventueel met u moet kunnen verrekenen. Het lijkt mij logisch dat een werkgever toch controleert of de kosten die hij betaald kloppen met wat afgesproken is.

Zoals ik het lees op de site van de NS heeft degene op wiens naam de kaart staat toegang tot de reisgegevens en de contactpersoon van NS binnen het bedrijf van uw werkgever.

Als dat voor u niet wenselijk is dan zult u uw prive reizen met een andere ‘eigen’ OV chipkaart moeten doen.

 

Dag EdwinKuijt en welkom op onze Community!

 

Ik zie dat @Robert B en @Tamzin je al van heel wat advies hebben voorzien! En wat Robert B aangeeft is correct. Je werkgever heeft recht op inzage van je reisgegevens bij een NS-Business card, niet om flauw te doen maar anders verslaat dat ook het hele doel van dit product als dit niet kan. Mocht je willen dat je privéreizen niet in te zien zijn voor je werkgever, kan je, zoals Tamzin al aangeeft, het beste een aparte OV-chipkaart daarvoor aanschaffen.

Uw werkgever verstrekt u een Business card om uw reizen in het OV mee te laten factureren naar het bedrijf, dan mag de werkgever ook inzage hebben in uw reizen want hij betaald ook de rekening. Dit zal niet onder de AVG vallen omdat uw werkgever de rekening krijgt en moet kunnen controleren of dit allemaal binnen de afspraken vallen en welke reizen hij eventueel met u moet kunnen verrekenen. Het lijkt mij logisch dat een werkgever toch controleert of de kosten die hij betaald kloppen met wat afgesproken is.

Zoals ik het lees op de site van de NS heeft degene op wiens naam de kaart staat toegang tot de reisgegevens en de contactpersoon van NS binnen het bedrijf van uw werkgever.

Als dat voor u niet wenselijk is dan zult u uw prive reizen met een andere ‘eigen’ OV chipkaart moeten doen.

 

Helder. Dat ben ik gedeeltelijk met je eens. De werkgever moet inderdaad het zakelijke component van het gebruik kunnen controleren, dus alle transacties die ik als zakelijk heb bestempeld. Inzicht in mijn privéreizen is daar niet voor nodig, het volstaat volgens mij (maar correct me if I'm wrong) om deze niet weer te geven of als een (sub)totaalbedrag.

Daarnaast zijn mijn privé-reisbewegingen wel degelijk persoonsgegevens aangezien ze aan mij uniek te koppelen zijn en iets zeggen over mijn gedrag, vandaar dat ik denk dat de AVG wel van toepassing is. 

Op dit moment neig ik ernaar te stellen dat deze gegevens voor de werkgever afgeschermd moeten worden, tenzij ik iets over het hoofd zie zoals een fiscaal component of zo?

Dag EdwinKuijt en welkom op onze Community!

 

Ik zie dat @Robert B en @Tamzin je al van heel wat advies hebben voorzien! En wat Robert B aangeeft is correct. Je werkgever heeft recht op inzage van je reisgegevens bij een NS-Business card, niet om flauw te doen maar anders verslaat dat ook het hele doel van dit product als dit niet kan. Mocht je willen dat je privéreizen niet in te zien zijn voor je werkgever, kan je, zoals Tamzin al aangeeft, het beste een aparte OV-chipkaart daarvoor aanschaffen.

Dank voor je antwoord, en het is zeker niet flauw :)

Ik ben alleen op zoek naar de onderbouwing hiervoor: waarom heeft de werkgever gedetailleerde transactiegegevens van mijn privéreizen nodig?

Reputatie 7
Badge +3

Dank! Als de werkgever inderdaad alle transacties/reizen ziet, dan is in ieder geval deel één van de vraag beantwoord. Ben ik nog wel benieuwd of dit in het kader van de AVG is toegestaan. Ik kon in het privacy statement niet vinden dat deze gegevens ook naar de werkgever worden gestuurd. Heeft de werkgever de privétransacties ook echt nodig, bijvoorbeeld voor fiscale doeleinden?

De werkgever is de kaarthouder dus lijkt het me logisch dat hij als eerste inzicht heeft in het gebruik. 

Badge

Ik denk dat u eerst eens de overeenkomst van de NS business card moet lezen wat daar in vermeldt wordt, daar gaat u als gebruiker nml. mee akkoord.  Verder weet ik niet welke afspraken uw werkgever met u heeft gemaakt en welke privacy regels er binnen het bedrijf gelden ten aanzien van de business card.

Maar u betaald de prive reizen allemaal zelf via uw loon?

Zelf zou ik er niet zo'n heisa om maken en dan zelf een OV chipkaart aanschaffen en gebruiken. Het maakt mij helemaal niet uit dat mijn werkgever kan inzien wat ik doe met mijn business card en wat de familieleden er mee doen. Ik betaal het deel wat overeengekomen is en mijn werkgever kan de gegevens inzien maar mag verder niets met die gegevens, dat zal voor u ook gelden als u de reizen prive zelf betaald en het binnen de afspraken van gebruik vallen.

Reputatie 7
Badge +3

Het maakt mij helemaal niet uit dat mijn werkgever kan inzien wat ik doe met mijn business card en wat de familieleden er mee doen.

Stel ik werk op dit moment thuis en dan ziet mijn werkgever dat ik op een zonnige donderdagmorgen naar Zandvoort ben gereisd en 's avonds aan het begin van de avond van Zandvoort weer ben teruggereisd naar mijn woonplaats. Ik kan me voorstellen dat dat bij mijn werkgever toch tot vraagtekens leidt. 

Ik denk dat u eerst eens de overeenkomst van de NS business card moet lezen wat daar in vermeldt wordt, daar gaat u als gebruiker nml. mee akkoord.  Verder weet ik niet welke afspraken uw werkgever met u heeft gemaakt en welke privacy regels er binnen het bedrijf gelden ten aanzien van de business card.

Maar u betaald de prive reizen allemaal zelf via uw loon?

Zelf zou ik er niet zo'n heisa om maken en dan zelf een OV chipkaart aanschaffen en gebruiken. Het maakt mij helemaal niet uit dat mijn werkgever kan inzien wat ik doe met mijn business card en wat de familieleden er mee doen. Ik betaal het deel wat overeengekomen is en mijn werkgever kan de gegevens inzien maar mag verder niets met die gegevens, dat zal voor u ook gelden als u de reizen prive zelf betaald en het binnen de afspraken van gebruik vallen.

Goed punt. De overeenkomst van de NS Business Card is, voor zover ik zo snel kan zien, organisatie afhankelijk inderdaad. NS geeft wel een voorzet, maar het is uiteindelijk aan de organisatie om te bepalen welke voorwaarden zij eraan stellen. Los van de gemaakte afspraken in de overeenkomst geeft de NS de werkgever altijd de mogelijkheid alle reisbewegingen in te zien, heb ik dat correct?

Het is zeker niet mijn bedoeling heisa te maken, ik heb ook geen geschil of probleem met mijn werkgever hierover en mij persoonlijk maakt het ook niks uit dat mijn werkgever mijn reisbewegingen ziet. Het gaat mij in dit geval uit interesse alleen om hoe dit privacy-technisch afgedicht is.

Het maakt mij helemaal niet uit dat mijn werkgever kan inzien wat ik doe met mijn business card en wat de familieleden er mee doen.

Stel ik werk thuis en dan ziet mijn werkgever dat ik op een zonnige donderdagmorgen naar Zandvoort ben gereisd en 's avonds aan het begin van de avond van Zandvoort weer ben teruggereisd naar mijn woonplaats. Ik kan me voorstellen dat dat bij mijn werkgever toch tot vraagtekens leidt. 

Dat is een goed voorbeeld. Even er vanuit gaande dat de gegevens van privé-reizen niet nodig zijn voor fiscale doeleinden of zo: vanuit het oogpunt van dataminimalisatie wil je dat alleen de gegevens verwerkt worden die nodig zijn voor het doel, bijvoorbeeld het vergoeden van woon-werkverkeer voor de werknemer. Is dan op detailniveau inzage in alle transacties nodig?

Reputatie 7
Badge +3

@EdwinKuijt

Helemaal hypothetisch is dit voorbeeld overigens vermoed ik niet, ik denk dat de afgelopen maanden ongetwijfeld op papier thuiswerkende werknemers op deze manier in de fout zijn gegaan zonder zich dat te realiseren. Maar de privacywetgeving is natuurlijk ook niet bedoeld om frauderende werknemers te beschermen. 

De werkgever heeft als kaarthouder mijns inziens recht op inzage in alle transacties, als de werknemer dat voor bepaalde transacties niet wil dan kan hij voor privéreizen zijn privékaart gebruiken. Een een ander is overigens niet anders dan bij een creditcard van de zaak, ook daar zie het bedrijf als kaarthouder het volledige transactieoverzicht inclusief eventuele privé transacties.  

@EdwinKuijt

Helemaal hypothetisch is dit voorbeeld overigens vermoed ik niet, ik denk dat de afgelopen maanden ongetwijfeld op papier thuiswerkende werknemers op deze manier in de fout zijn gegaan zonder zich dat te realiseren. Maar de privacywetgeving is natuurlijk ook niet bedoeld om frauderende werknemers te beschermen. 

De werkgever heeft als kaarthouder mijns inziens recht op inzage in alle transacties, als de werknemer dat voor bepaalde transacties niet wil dan kan hij voor privéreizen zijn privékaart gebruiken. Een een ander is overigens niet anders dan bij een creditcard van de zaak, ook daar zie het bedrijf als kaarthouder het volledige transactieoverzicht inclusief eventuele privé transacties.  

Eens met je eerste alinea en interessante vergelijking van de creditcard. Staat er op het overzicht dat de werkgever krijgt waarvandaan je hebt gereisd en waar naartoe? Op de creditcardnota staat bv niet wat je hebt gekocht. 

 

Badge

Het maakt mij helemaal niet uit dat mijn werkgever kan inzien wat ik doe met mijn business card en wat de familieleden er mee doen.

Stel ik werk op dit moment thuis en dan ziet mijn werkgever dat ik op een zonnige donderdagmorgen naar Zandvoort ben gereisd en 's avonds aan het begin van de avond van Zandvoort weer ben teruggereisd naar mijn woonplaats. Ik kan me voorstellen dat dat bij mijn werkgever toch tot vraagtekens leidt. 


Dat zal dan inderdaad, tenzij je in Zandvoort woont :grinning:

Het heeft natuurlijk ook te maken met hoe jij verder je werk doet en wat de gemaakte afspraken omtrent thuiswerken zijn.  Vaak kun je je tijd zelf indelen en als er maar te zien is dat je daadwerkelijk je uren maakt en je werk afmaakt, of je dat nu in Lutjebroek doet of in Zandvoort maakt dan niet uit.

Het is ook een stuk wederzijds vertrouwen waar je gewoon geen misbruik van moet maken en als je bv met de kids die dag echt naar het strand wilde gaan en niet gebonden was aan werktijden dan had je dat even per email naar je werkgever gestuurd en dat je in plaats van donderdag bv zaterdag je werk zou doen.  Lijkt mij verder geen probleem.

En als je niet wilt dat je werkgever dat weet dan reis je dus niet op je BC, lijkt me dat je dat toch wel bedenkt vooraf.

Badge

@EdwinKuijt

…..

. Een een ander is overigens niet anders dan bij een creditcard van de zaak, ook daar zie het bedrijf als kaarthouder het volledige transactieoverzicht inclusief eventuele privé transacties.  

Eens met je eerste alinea en interessante vergelijking van de creditcard. Staat er op het overzicht dat de werkgever krijgt waarvandaan je hebt gereisd en waar naartoe? 

 

Erger nog, je moet de bonnetjes ook nog bewaren en je werkgever kan zien wat je gegeten hebt.  Jaren heb ik de vrijheid gehad om dingen te kopen werkgerelateerd als ik maar de bonnetjes overlegde. En eten onderweg was voor de werkgever was de afspraak, zelfs overnachtingen waren aan mijzelf om wel of niet te doen als ik het voor het werk nodig achtte. Maar dat is vertrouwen welke je verdiende en geen misbruik van moet maken natuurlijk.

Als werkgever kan ik gewoon per Businesscard inzien: Datum/categorie (trein/btm/ov-fiets e.d.), Reis (van/naar), prijs, en werk/prive tag. Van de werk/prive tag weet ik niet zeker of ik kan zien wat de medewerker daar heeft ingevuld, dat hoeven ze niet in te vullen namelijk.

 

Tijden zijn alleen te zien bij onder andere OV-fiets, van trein en bus, tram en metro kan ik dat niet.

Reputatie 2

Volgens mij is de essentie het inchecken.

Als u bij het inchecken van de reis zou kunnen aangeven dat het een privé reis is, dan heeft u m.i. gelijk. Dan zou de NS alleen de kosten mogen tonen op grond van de art 1.2( Uw is de "Gebruiker" en niet de "Kaarthouder") en het AVG, om een correcte factuur op te stellen. Maar die mogelijkheid is er volgens mij niet. Uw checkt in, oftewel begin zakelijke reis. U checkt uit, einde zakelijke reis. En voor de NS is de kous verder af. Dat u waarschijnlijk later kan aangeven dat het een persoonlijke reis is, kunt u zien als service van de NS.

Reputatie 3

Als werkgever kan ik gewoon per Businesscard inzien: Datum/categorie (trein/btm/ov-fiets e.d.), Reis (van/naar), prijs, en werk/prive tag. Van de werk/prive tag weet ik niet zeker of ik kan zien wat de medewerker daar heeft ingevuld, dat hoeven ze niet in te vullen namelijk.

 

Tijden zijn alleen te zien bij onder andere OV-fiets, van trein en bus, tram en metro kan ik dat niet.

Soms is toegang tot data gewoon mogelijk, soms ook niet. 😫

Als werkgever kan ik gewoon per Businesscard inzien: Datum/categorie (trein/btm/ov-fiets e.d.), Reis (van/naar), prijs, en werk/prive tag. Van de werk/prive tag weet ik niet zeker of ik kan zien wat de medewerker daar heeft ingevuld, dat hoeven ze niet in te vullen namelijk.

 

Tijden zijn alleen te zien bij onder andere OV-fiets, van trein en bus, tram en metro kan ik dat niet.

Super @Henk_NL, dank!

Volgens mij is de essentie het inchecken.

Als u bij het inchecken van de reis zou kunnen aangeven dat het een privé reis is, dan heeft u m.i. gelijk. Dan zou de NS alleen de kosten mogen tonen op grond van de art 1.2( Uw is de "Gebruiker" en niet de "Kaarthouder") en het AVG, om een correcte factuur op te stellen. Maar die mogelijkheid is er volgens mij niet. Uw checkt in, oftewel begin zakelijke reis. U checkt uit, einde zakelijke reis. En voor de NS is de kous verder af. Dat u waarschijnlijk later kan aangeven dat het een persoonlijke reis is, kunt u zien als service van de NS.

Het is inderdaad niet mogelijk dit aan het begin van de reis aan te geven, maar toch vraag ik me af waarom een werkgever de details die @Henk_NL doorgeeft zou moeten zien als de gebruiker van de kaart aangeeft dat het om een privéreis ging?

Reputatie 2

Juridisch is het een zakelijke reis. Dus NS doet alles correct. Ik denk dat de filosofie van de NS is: dit zijn de gegevens, zoek het maar uit. Volkomen terecht overigens, een geautomatiseerd systeem gedijt bij simpelheid, niet bij uitzonderingen.
 

 

Juridisch is het een zakelijke reis.
 

 

Daar kan ik me iets bij voorstellen ja.

Ik kom er dan op dat de NS de gegevens die @Henk_NL doorgaf in het kader van een zakelijke overeenkomst verzameld en rapporteert aan de werkgever ter onderbouwing van het gebruik van de kaart. Dat de werknemer met zijn zakelijke kaart privéreizen maakt en de werkgever deze gegevens in kan zien in het kader van de zakelijke overeenkomst met de NS, is acceptabel t.o.v. de privacy van de werknemer. Het is dan aan de werkgever dit netjes aan te geven richting werknemer, zoals @Jeroen al aangaf met de gebruikersovereenkomst.

Denk dat ik het dan goed plat sla zo?

Reageer