Kaartvernieuwing met pasfoto is al jaren een drama bij NS. Bedrijf krijgt het maar niet voor elkaar om dit proces in de juiste banen te leiden. Er zal hier binnenkort wel een moderator reageren. Enige manier is om het nu via https://www.ov-chipkaart.nl/ te regelen.

De administratiekosten kan je dan later terugvragen via de klantenservice.

Hey LiannevandeBelt1995 en welkom bij de NS Community! 

Vervelend dat je de brief te laat hebt ontvangen! Bij het proces van de kaartvernieuwing ontvang je eerst een e-mail met het verzoek voor de pasfoto. Je hebt hierbij 20 dagen de tijd om de foto te uploaden. Wanneer we de foto binnen 2 week nog niet ontvangen hebben, wordt er nog een brief ter herinnering gestuurd. Zoals Henkpeetersen al zegt, is dit proces inderdaad een zorgenkindje. Je kunt de instructie van Henkpeetersen opvolgen (vanaf 6 week voor de einddatum van de kaart) en de kosten terugvragen.

Ik kreeg de e-mail over een nieuwe pasfoto keurig 10 weken voor de einddatum van mijn kaart, met het verzoek om dat binnen 20 dagen te doen… Wist niet eens dat je daarna nog een brief van NS krijgt… 

U kunt uw pasfoto bij ons aanleveren vóór 31 mei 2024. Indien u uw pasfoto niet tijdig bij ons aanlevert, ontvangt u circa zes weken voor afloop van uw huidige kaart een verzoek van de klantenservice OV-chipkaart om via OV-chipkaart.nl zélf een nieuwe pasfoto te uploaden en vervolgens zélf een nieuwe OV-chipkaart te bestellen.

Dat laaste is nog maar de vraag (verzoek van TLS/OV-chipkaart bij 6 weken voor einddatum), want die hebben vaak je (e-mail)adres niet eens. Nu je daar een account aangemaakt hebt natuurlijk wél.

Postbezorging (door PostNL) is ook vaak problematisch. Zie wel vaker in hun app dat er een poststuk (gewoon een brief, géén pakketje) naar me onderweg is met verwachte bezorgdatum ‘vandaag’, en krijg die pas een week later. Meestal gaat het wel sneller overigens.

Ik heb dezelfde ervaring! Kreeg vandaag een herinneringsbrief, ging meteen naar de site en kreeg het bericht dat ik te laat was! Echt heel frustrerend, vooral omdat ik nu een formulier moet invullen op de OV-chipkaart site waarop ik een fysieke pasfoto moet plakken! En dan ook nog betalen.Wie is voor deze rampzalige automatisering verantwoordelijk?

Ik zie nu dat ik kosten moet gaan terugvragen, dat is toch geen oplossing. Daar ben je zo weer een half uur mee zoet. NS moet dit zorgenkindje gewoon eens wat aandacht gaan geven in plaats van met dit soort lapmiddelen te komen. De ergernis zit hem vooral in het feit dat wordt gesuggereerd dat het de klant gemakkelijk wordt gemaakt waarna blijkt dat je uiteindelijk toch op een jaren vijftig manier je kaart moet verlengen.

@loeslennarts, neem in dat geval contact op met OV-chipkaart (0900 0980) en zeg dat je een koppelcode per e-mail wilt (en zeg meteen dat je je kaart wilt vernieuwen omdat die binnenkort verloopt). Geen haast, je hebt nog een week of zes de tijd.

Een formulier opsturen met een pasfoto? Dat kán (als je dat wilt) maar het is 2024 hè

Als je geen 0900 nummers kunt bellen mag het ook via NS 030 751 5155 en dan keuzemenu 3 (ma-vr 7:00-21:30 en in het weekend/feestdagen 10:00-16:00)

Hopelijk lukt het om die koppelcode te krijgen. Het was fijn geweest als dit ook ergens zonder al te veel moeite op de site van NS of die van OV-chipkaart te vinden was geweest.

En hierbij dan nog maar een klacht over dit proces rondom uploaden van een pasfoto voor het verlengen van een ov-chipkaart. Ongeveer 2 weken geleden een e-mail ontvangen met deze vraag, maar de datum van 31 mei heb ik niet geregistreerd. Vandaag heb ik een brief ontvangen als herinnering, op zich fijn. Net geprobeerd mijn pasfoto te uploaden, maar wat blijkt… dat kon maar tot gisteren!

@NS Community Het zou veel mensen helpen om in deze e-mail de uiterste datum duidelijker naar voren te laten komen (bijvoorbeeld als in de tweede zin, in plaats van ‘op korte termijn’) en vooral (!) om de herinneringsbrief een stuk eerder te versturen. De brief is waardeloos en levert alleen frustratie op als deze na de deadline binnenkomt.

Nu maar wachten op bericht van OV-Chipkaart, want m'n pas is daar in ieder geval nog niet oud genoeg om te mogen verlengen.

Welkom @M Hoek!

Vanaf 6 weken voor de einddatum kan je vernieuwen via OV-chipkaart.

Als zij je (mail)adres niet weten hoef je van hen geen bericht te verwachten, maar maak vooral een Mijn OV-chip account aan want die heb je toch nodig.

De kosten (€ 7,50) mag je declareren bij de NS, want anders hadden ze niet om een pasfoto gevraagd.

Mijn klacht be treft dezelfde frustrerende NS- situatie als bij bovengenoemde schrijvers.

Vandaag een NS-herinneringsbrief:
ik ga vandaag direct naar de site en ik ontvang vervolgens de NS-reactie dat ik te laat ben! Hoe kan NS dit nu toch redelijkerwijze uitleggen?

Nu vereist NS vervolgens dat ik (waarom??) een formulier aanvraag, invul op de OV-chipkaart site waarop ik een fysieke pasfoto moet plakken! En dan ook nog moet betalen.

Daarna mag ik dat bedrag dan weer terugvragen?

Wat een wezenloze klant-onvriendelijke situatie creeert NS hiermee.
Wie is voor deze idiote NS-procedure verantwoordelijk?
NS zorg ervoor dat dit proces direct wordt hersteld, en wel direct!!!
 

De herinneringsbrief zou gewoon eerder gestuurd moeten worden. Dat merkte ik zelf laatst ook. Had de e-mail wel gekregen, maar niet direct op gereageerd. Kreeg later een brief thuis en had toen nog één dag de tijd. Daar zou gewoon wat meer tijd tussen mogen zitten. Een herinnering heeft weinig zin als je bij ontvangst daarvan geen tijd meer hebt om te reageren.

Dat is dus niet nodig! Vanaf 6 weken voor de einddatum kan je de kaart online vernieuwen via OV-chipkaart (zonder formulier en fysieke pasfoto). Daarvoor heb je een Mijn OV-chip account nodig, met daaraan je kaart gekoppeld. De € 7,50 voor de kaartvernieuwing kan je bij de NS claimen.

Bij mij is het (eerlijk is eerlijk, vaak zal het wel goed gaan) overigens wel ‘gelukt’.

12 mei verzoek pasfoto van NS (per e-mail), 13 mei opgestuurd en 4 juni de nieuwe kaart ontvangen (een brief van OV-chipkaart uit Amersfoort, maar met NS logo op de kaart). De huidige kaart verloopt pas op 21 juli.

Moest de nieuwe kaart nog wel zelf in Mijn NS (en bij OV-chipkaart) toevoegen, eerder gebeurde dat automatisch.

In een ouder topic werd door een moderator onderstaand aangegeven.

Tussen die 8 weken voor de verloopdatum waarp de reminder wordt verstuurd en 6 weken dat je het zelf moet doen zitten 2 weken. Je zou dan 2 weken de tijd moeten hebben om nog je foto te uploaden en niet slechts 1 dag. 

Bij mijn kaartvernieuwing in 2019 had NS nog toestemming om de foto de ze al hadden te hergebruiken en werd door NS het proces van kaartvernieuwing precies 7 weken voor de verloopdatum gestart. Als NS 7 weken voor de verloopdatum de foto moet hebben doorgestuurd naar Translink, dan nog zou er een week moeten zitten tussen het versturen van de reminder en het moment van versturen van de foto. En als die reminder per post wordt verstuurd ben je ook al weer minstens 1 dag verder en misschien doet PostNL er door drukte of onderbezetting nog eens 1 of 2 dagen langer over om die brief te bezorgen en dan is die week snel voorbij. 

PostNL sucks, en mijn (succes)verhaal terzijde…

Als iemand van een bedrijf een reactie begint met ‘vervelend’ (zie het gemarkeerde antwoord) dan weet je eigenlijk al dat het een klantenservice medewerker of AI bot is. En dan volgt de bla bla bla waar je dus niets aan hebt.

Bij het proces van de kaartvernieuwing ontvang je eerst een e-mail met het verzoek voor de pasfoto. Je hebt hierbij 20 dagen de tijd om de foto te uploaden. Wanneer we de foto binnen 2 week nog niet ontvangen hebben, wordt er nog een brief ter herinnering gestuurd.

Er is dus een of ander proces dat niet altijd goed werkt en waar verder niemand inzicht in heeft
Lees en huiver deze reactie van @Sascha NS (3½ jaar geleden, hij vond het ‘raar’), en wat er volgde…

Dat dat tot teleurstelling lijdt is jammer 

En de boer (NS), hij ploegde voort. NS kent het begrip Quick Wins blijkbaar niet.

En de boer (NS), hij ploegde voort. NS kent het begrip Quick Wins blijkbaar niet.

 

 

Die brief krijg je als niet op een eerdere email gereageerd hebt. Dat de brief te laat kwam is niet netjes, maar degene van de tweet heeft zelf ook niet op tijd actie ondernomen.

Die email komt waarschijnlijk wel weer in de spambox terecht.

Wat is er zo moeilijk aan om deze brief 2 weken eerder te versturen. Er staan hier al tig klachten over op dit forum en X. Waarom kan een zo groot bedrijf als NS het niet voor elkaar krijgen om een simpel briefje op tijd te versturen.

De brief is een herinnering wanneer er na het versturen van de e-mail nog geen foto is geupload. Volgens eerder gegeven informatie wordt de e-mail 10 weken voor de verloopdatum verstuurd, de brief 8 weken voor de verloopdatum. Wanneer je de brief 2 weken eerder verstuurd dan is dat dus gelijk met de e-mail en is het is geen herinnering meer en komt het erop neer dat aan iedereen zowel een brief als een e-mail moet worden verstuurd, wat weer extra kosten oplevert en veel extra papier wat zo de oud papierbak in kon omdat er ook veel abonnementhouders zijn die wel tijdig na de e-mail hun foto uploaden.

Je zou wel alles eerder kunnen versturen, zeg de e-mail 11 weken voor verloopdatum en brief 9 weken ervoor. NS kan ook eens kijken naar het hele proces van het versturen van de brief. Hoe komt het dat die brieven iedere keer te laat ontvangen worden, blijven die brieven ergens bij de versturende afdeling nog een dag liggen, wanneer worden ze aan PostNL aangeboden, hoe lang doet PostNL er daadwerkelijk over?

Het is ook zaak dat abonnementhouders zelf hun mail in de gaten houden en ook regelmatig hun spambox checken. Zelf ontvang ik geen mail van NS in de spambox, afgezien van de mailtjes van de melding van deze community. 

Het proces zou sowieso een stuk effectiever zijn als er begonnen werd met een brief en een email ter herinnering. De huidige methode is er natuurlijk alleen maar voor de kostenbesparing en niet voor de effectiviteit. Zoals in een ander topic aangegeven zou het ook mijns inziens handiger zijn als NS uit dit proces stapt. Dat je 8 weken voor de vervaldatum een pasfoto aangeleverd moet hebben, is natuurlijk ook een bizar lange periode. Wat gebeurt er dan allemaal in die 8 weken?? Misschien kan een moderator dat dan beantwoorden?? Efficiency lijkt mij ook hier weer ver te zoeken.

Een herinnering zou helemaal niet verstuurd hoeven te worden als men gewoon mails leest en doet wat er in de mail gevraagd wordt.

Ja dat weten we nou wel, maar NS stuurt wél herinneringen. Dan moet dat wel zin hebben.

En daarvan heb ik al gezegd dat het niet netjes is dat NS die herinneringen te laat verstuurd. Overigens bezorgt postnl niet meer op 5 dagen per week.

Onzin, de bezorgdagen van PostNL zijn voor briefpost nog altijd dinsdag t/m zaterdag. Zie https://www.postnl.nl/klantenservice/algemene-bezorgdagen-tijden/welke-dagen.

In sommige delen van het land is er personeelstekort en zullen postbodes op verschillende dagen wisselende routes hebben, PostNL zegt daarover het volgende:

Net als bij veel andere bedrijven is het voor ons moeilijk om medewerkers te vinden. Daardoor hebben we op dit moment te weinig postbezorgers in bepaalde delen van het land. Je post kan daarom af en toe wat later aankomen.

En:

Af en toe raakt post vertraagd, bijvoorbeeld door drukte of een technische storing. Maar we bezorgen uiterlijk binnen vier bezorgdagen.

Klopt allemaal @Robert B . Ik ben nog steeds benieuwd wat er allemaal in die 8 weken gebeurd?? Als je daar 4 of 6 weken van kan maken dan heb je een veel langere periode om een rappelbrief effectief te versturen.

Ik denk dat je daarvoor ook (deels) bij OV-chipkaart.nl moet zijn. NS geeft zelf aan dat ze vanaf 6 weken voor de verloopdatum niets meer kunnen doen, dan kunnen ze dus geen foto meer aanleveren. En 6 weken ervoor is vanaf wanneer je zelf bij OV-chipkaart de kaartvernieuwing kan aanvragen. Wil je klanten meer tijd geven, dan zal deze tijd bij OV-chipkaart moeten worden verkort. 

Zelf denk ik dat NS die foto 7 weken ervoor aanlevert en dat ook als uiterste datum aanhoudt. Misschien om nog een marge te hebben. Want 10 weken ervoor wordt de 1e mail verstuurd en dan heb je 3 weken de tijd. Na 2 weken (dus 8 weken ervoor) volgt de herinneringsbrief, maar als die brief pas na een week in de bus ligt is dat te laat.

Dat de brief 8 weken ervoor wordt verstuurd is volgens mij al jaren zo, maar pas sinds kort komen er veel klachten dat die brief te laat wordt ontvangen. Het lijkt me daarom goed dat NS eens goed gaat kijken naar het hele proces van het versturen van de brief. Is er iets veranderd waardoor deze later wordt aangeboden aan PostNL dan voorheen, hoe lang doet PostNL er nu echt over? Ik las eerder deze week een artikel dat zelfs rouwpost steeds vaker te laat wordt ontvangen, er werd een voorbeeld gegeven dat PostNL die dag de post niet had opgehaald bij het PostNL punt waar de rouwkaarten waren afgegeven. En dat is pas de 1e stap bij PostNL, er zijn nog meer stappen waar iets mis kan gaan en er weer een dag bij komt.