(On)bereikbaarheid NS klantenservice via e-mail | NS Community

(On)bereikbaarheid NS klantenservice via e-mail

  • 2 December 2022
  • 52 reacties
  • 1379 Bekeken

Reputatie 1

NS klantenservice heeft geen openbaar e-mailadres. Dit vind ik heel vervelend. De contactmogelijkheden op ns.nl/klantenservice sluiten niet aan bij hoe ik graag zakelijk communiceer: in alle rust en met de mogelijkheid om de conversatie achteraf nog even terug te halen.

E-mail kan ik schrijven en lezen wanneer het mij het beste uitkomt. Bij chatten voel ik mij niet op mijn gemak, omdat er iemand zit te wachten terwijl ik over de vervolgtekst nadenk. Bovendien moet ik extra handelingen verrichten om een kopie van de chat op mijn computer te bewaren. Om vergelijkbare redenen vallen ook de andere contactmogelijkheden op ns.nl/klantenservice voor mij af.

Ik ben benieuwd hoe anderen hierover denken. Zou jij voor sommige zaken ook liever NS via e-mail benaderen, of vind je het onredelijk om dit te verlangen naast de contactmogelijkheden op ns.nl/klantenservice?

 


52 reacties

Reputatie 6
Badge +1

NS zakelijk is wel via mail bereikbaar: https://www.ns.nl/zakelijk/formulieren/vraag-zakelijke-reiziger 

Reputatie 7
Badge +1

Denk eens 1-2 stapjes verder na: in de praktijk blijkt dus echt dat dit de sluizen openzetten is tot een lawine van klagende en zeurende en nooit zelf eerst iets lezende of nog erger- zelf NAdenken- klantjes die dan ook allemaal meteen vinden dat als er geen antw na 5 min is de service niet deugt etc. Vandaar dat door de jaren heen vrijwel elk groot bedrijf deze methode heeft ingetrokken.

Tenminste dat wordt voorkomen met die hele moderne media, ook zeer geliefd op die heilige smarte fone, al moeten we maar afwachten wat die Tesla baas van plan gaat wezen om er lekker veel sentjes uit te gaan slepen.

Reputatie 7
Badge +3

Email-mogelijkheid is o.a. afgeschaft vanwege een maandenlange achterstand.

Wanneer je gesprekken terug wil lezen en/of de tijd wil hebben voor een vervolgens kan dm via Twitter of pb via Facebook een oplossing zijn. Ooit heb ik een Twitter account aangemaakt toen ik ontdekte dat je via Twitter sneller in contact kwam met een Klantenservice. Helaas heeft NS nu ook een achterstand in beantwoorden van berichten via social media.

Het beantwoorden van berichten van social media worden hedendaags redelijk snel beantwoord. Momenteel beantwoorden we bijna alle berichten binnen 2 uur, maar het streven is om de berichten nog sneller te beantwoorden.

Reputatie 1

@Isitimela - Dus het kan wel degelijk. Maar waarom dan niet voor particuliere klanten?

Reputatie 1

@Erryt NS - Als je binnen 2 uur een vraag op sociale media kunt beantwoorden, kun je ook binnen enkele werkdagen reageren op een vraag via e-mail. De handelingen zijn hetzelfde: vraag lezen, antwoord schrijven, en verzenden. Dus wat is nou het probleem?

Reputatie 7
Badge +3

Ik weet uit eigen ervaring dat het beantwoorden van e-mail veel meer tijd kost dan een DM-chat via sociale media. Dat komt vooral omdat mensen de antwoorden slecht lezen of niet het antwoord krijgen dat ze willen horen. Dat levert dan weer een nieuwe e-mail op die moet worden gelezen en beantwoord. 

Gezien de enorme achterstanden en de onderbezetting bij NS is het begrijpelijk dat voor andere communicatiekanalen wordt gekozen. Hoe vervelend dat voor mensen die willen e-mailen ook is.

Reputatie 7
Badge +3

@Erryt NS - Als je binnen 2 uur een vraag op sociale media kunt beantwoorden, kun je ook binnen enkele werkdagen reageren op een vraag via e-mail. De handelingen zijn hetzelfde: vraag lezen, antwoord schrijven, en verzenden. Dus wat is nou het probleem?

Een andere reden dat NS gestopt is met mogelijkheid email sturen is dat bleek dat er meer een voorkeur was om via de andere 4 kanalen te reageren. De mogelijkheid om.via een formulier of via Eva (soort chat) te reageren bestaat ook al lang niet meer.

Reputatie 1

@MoDe - Een maandenlange achterstand met e-mail en meer voorkeur voor de andere kanalen? Als er zo weinig vragen via e-mail binnendruppelen moet het makkelijker zijn om die achterstand weg te werken dan om alle vragen via de andere kanalen te beantwoorden. Het moet iets anders zijn.

Reputatie 1

Ik weet uit eigen ervaring dat het beantwoorden van e-mail veel meer tijd kost dan een DM-chat via sociale media. Dat komt vooral omdat mensen de antwoorden slecht lezen of niet het antwoord krijgen dat ze willen horen. Dat levert dan weer een nieuwe e-mail op die moet worden gelezen en beantwoord.

 

Als mensen slecht lezen of iets anders willen horen ligt dat niet aan het communicatiekanaal. Bovendien stuurt NS klantenservice wel e-mail aan klanten, alleen wat de klant te melden heeft moet via een van de andere kanalen komen. Waarom toch?

Reputatie 7
Badge +3

@MoDe - Een maandenlange achterstand met e-mail en meer voorkeur voor de andere kanalen? Als er zo weinig vragen via e-mail binnendruppelen moet het makkelijker zijn om die achterstand weg te werken dan om alle vragen via de andere kanalen te beantwoorden. Het moet iets anders zijn.

Jaren geleden was er een grote achterstand in het beantwoorden van email. Omdat bleek dat steeds meer mensen gebruik gingen maken van social media, chat of telefoon is men gestopt met bereikbaarheid via email.

Reputatie 1

@bahnrider - Als dat de reden is, waarom is NS dan wel bereikbaar via andere kanalen, dat is toch net zo goed "de sluizen openzetten"?

Reputatie 1

@MoDe - Een maandenlange achterstand met e-mail en meer voorkeur voor de andere kanalen? Als er zo weinig vragen via e-mail binnendruppelen moet het makkelijker zijn om die achterstand weg te werken dan om alle vragen via de andere kanalen te beantwoorden. Het moet iets anders zijn.

Jaren geleden was er een grote achterstand in het beantwoorden van email. Omdat bleek dat steeds meer mensen gebruik gingen maken van social media, chat of telefoon is men gestopt met bereikbaarheid via email.

Vertaal dit eens naar papierpost: "Omdat steeds meer mensen hun brieven via een prikbord gingen indienen is men gestopt met reageren op brieven die door PostNL worden bezorgd". Wat is hiervan de logica?

Als het erom gaat beperkte personeelscapaciteit efficiënt te benutten zijn juist chat en telefoon onhandige kanalen, want er moet direct een medewerker beschikbaar zijn als een klant contact opneemt. Dus als er even wat minder vragen zijn, zit een deel van het personeel niks te doen. Bij e-mail verwacht de klant niet onmiddellijk antwoord, dus de beantwoording van de vragen die via e-mail binnenkomen kan makkelijker worden ingepland, ook als het aantal binnenkomende vragen in de loop van de tijd varieert.

Zakelijke klanten mogen wel via e-mail contact opnemen, particulieren niet. Waarom toch dit onderscheid, neemt NS particuliere klanten minder serieus?

Reputatie 7
Badge +3

Er zijn veel minder zakelijke dan particuliere klanten. Dan is de e-mail wel bij te houden. Bovendien gaat het dan om klanten die weten hoe e-mails geschreven moeten worden.

Ik weet uit eigen ervaring hoeveel meer tijd het beantwoorden van e-mails kost dan communicatie via andere kanalen. Ga er maar vanuit dat e-mail voor particulieren niet meer terugkomt. E-mail is bijzonder inefficiënt. Een e-mail leidt bijna altijd tot een hele reeks aan e-mails omdat van alles en nog wat verduidelijkt moet worden na de initiële e-mail. 
 

Reputatie 7

Blijft bijzonder dat op de NS-site bij Contact als eerste deze community vermeld staat. Vervolgens Twitter: Nou, daar kan je ook niet veel info kwijt, dat is ook heen en weer twitteren. Ook wil lang niet iedereen Twitter. Daarna staat er Chat: Ook geen succes en nogal bewerkelijk en irritant. Vervolgens Facebook: wil je daar een bericht plaatsen? Liever niet. Maar dan kan je ook net zo goed e-mailen dacht ik zo. Volgende contactmogelijkheid telefonisch: dat is een mogelijkheid maar niet altijd wordt je vraag opgelost en soms word je verwezen naar een ander kanaal. 

Van allerlei mensen weet ik dat zij simpelweg het liefst een e-mail willen sturen. Ook naar andere organisaties. Dat vindt men toch blijkbaar het fijnst, ook al komt er geen direct antwoord. Even kunnen denken over hoe je het verwoordt, nog even aanpassen etc.

Ik heb weleens buitenlandse vervoerders met een vraag benaderd, in mijn geval het meest de SBB. Die hebben ook geen algemeen e-mailadres voor klanten, maar wel toegespitste webformulieren voor tal van onderwerpen en veelvoorkomende situaties. Dat werkt wel goed, heb altijd binnen een paar dagen uitgebreid antwoord ontvangen. Daarnaast hebben zij nog relatief veel balies op stations (ook de middelgrote en iets kleinere), niet altijd de hele dag open, in het weekend soms gesloten, maar goed je hebt wel de mogelijkheid persoonlijk langs te komen en een echt mens te zien en spreken. Die baliemedewerkers kunnen heel veel oplossen en regelen, en mogen volgens mij ook veel meer dan hier bij ons, veel meer faciliteiten en opties, dan heb je niet eens meer een klantenservice op afstand nodig😁

Reputatie 1

@iMark - Ook in een chatsessie of telefoongesprek verloopt de dialoog in een aantal stappen. Het enige verschil is dat er bij e-mail meer tijd tussen de opvolgende stappen zit, waardoor een eventueel stroef verloop meer opvalt.

In mijn eigen ervaring als zzp'er kun je ook met een wat slordiger communicerende klant vlot tot de kern komen door gericht vragen te stellen. Als je dan ook nog wat uitgekiende standaardtekstjes met voor de klant relevante achtergrondinformatie en hier en daar een persoonlijk woordje toevoegt, krijg je vaak al na een paar berichtjes over en weer een afsluitend bedankje.

En als je er toch voor kiest om niet via e-mail bereikbaar te zijn, neem dan een voorbeeld aan PostNL: op hun contactpagina staat expliciet dat en waarom ze deze keuze gemaakt hebben. Dan vind ik het nog steeds een spijtige keuze, maar ik verspil dan in elk geval geen tijd aan verder zoeken naar een adres dat niet bestaat, en dankzij de eerlijke uitleg kan ik er wat makkelijker vrede mee hebben.

Reputatie 1

Van allerlei mensen weet ik dat zij simpelweg het liefst een e-mail willen sturen. Ook naar andere organisaties. Dat vindt men toch blijkbaar het fijnst, ook al komt er geen direct antwoord. Even kunnen denken over hoe je het verwoordt, nog even aanpassen etc.


Ja precies. Om mijn eigen redenen heb ik een sterke voorkeur voor e-mail. Ik zou het fijn vinden als NS die mogelijkheid zou bieden. Managers zien dit om hun eigen redenen misschien liever niet maar het is wel klantvriendelijk.

Reputatie 7
Badge +3

@A.Lam Je laatste punt over post.nl lijkt me een prima tip voor NS.

Badge +3

Bij (klachten over) PostNL wijkt men al gauw uit naar andere publieke platforms, ook al is dat bij NS niet anders, zie Twitter en Facebook.

Niks tegen PostNL (of andere bezorgcowboys zoals DHL, DPD, UPS.. ze hebben allemaal hun eigen nukken) maar de NS houdt het volgens mij liever wat ‘interner' dan reviews op TrustPilot en zo.

Er zijn bedrijven genoeg die klanten met klachten/vragen wél serieus nemen (ga ze niet noemen) maar die hebben daar blijkbaar personeel genoeg voor, of kunnen klachten veel sneller afhandelen.

Als ik een koelkast van 800 euro bestel en die met een krasje of zonder eierrekje geleverd wordt dan komen ze die natuurlijk niet omruilen maar krijg ik een waardebon van 100 euro shoptegoed of dat eier-rekje nagestuurd. Of bestel zelf maar via https://fixpart.nl/nl/apparaat/koelkast/eierrekje en stuur de factuur maar op. Casenummer X o.v.v. je klantnummer bij ons.

Ieder verzoek meteen afhandelen gaat hem natuurlijk niet worden. De Belastingdienst doet net zo hard mee, want hoorde op het nieuws al iets over bijna een miljoen (?) niet afgehandelde klachten/vragen wegens personeelsgebrek, waarbij (telefoon/chat) gesprekken niet naar tevredenheid beantwoord of gewoon verbroken werden? 🤔 NS volgt… Probeer later nog eens.

Reputatie 1

@A.Lam Je laatste punt over post.nl lijkt me een prima tip voor NS.

Iedere klacht is een kans voor NS.

Ik hoop dat ze het zich aantrekken. Zoals het nu gaat voel ik mij een soort paria.

Reputatie 1

@Robert B - Dank voor je bijdrage, maar mijn punt is dat de weg waarlangs de klant contact zoekt voor het bedrijf geen fundamenteel verschil kan maken. NS weigert mij te woord te staan als ik een vraag linksom stel maar geeft gewoon antwoord als ik het rechtsom doe. Snap jij waarom NS dit onderscheid maakt? 

Ieder verzoek meteen afhandelen gaat hem natuurlijk niet worden. De Belastingdienst doet net zo hard mee, want hoorde op het nieuws al iets over bijna een miljoen (?) niet afgehandelde klachten/vragen wegens personeelsgebrek, waarbij (telefoon/chat) gesprekken niet naar tevredenheid beantwoord of gewoon verbroken werden? 🤔 NS volgt… Probeer later nog eens.

Dat kan met e-mail ook. Als er meer dan X onbeantwoorde berichten in de wachtrij staan, nieuwe berichten geautomatiseerd laten beantwoorden met "De afdeling is momenteel overbelast, probeer het later nog eens". Maar daar kiest NS dus niet voor. Wat kan daar toch achter zitten?

Reputatie 7
Badge +3

Je kunt ook aan NS vragen waarom je ze geen fax meer kunt sturen.

Reputatie 1

Je kunt ook aan NS vragen waarom je ze geen fax meer kunt sturen.

Als

- NS mij met mijn faxnummer zou laten inloggen op het forum,

en

- NS mij per fax zou attenderen op nieuwe forumberichten,

en

- NS mij per fax mededelingen zou sturen over mijn abonnement,

en

- NS zakelijke klanten zou toestaan via fax contact op te nemen,

en

- NS intern via fax zou communiceren,

dan zou ik het beeld hebben dat NS bepaalde voordelen ziet in faxverkeer, en dan zou ik mij buitengesloten voelen als NS mij diezelfde voordelen zou ontzeggen, alleen maar omdat ik particulier ben.

Noch in de reacties op dit forum, noch in de e-mails die NS mij stuurde in antwoord op mijn berichten via papierpost over een heel ander onderwerp maar waarin ik tevens mijn verbazing uitte dat mijn helft van de dialoog niet via e-mail kon, heb ik ook maar één steekhoudend argument gelezen waarom het in het belang van NS zou zijn om e-mail van een particuliere klant te weigeren.

Ook mijn tip om in elk geval op de plek bij uitstek waar mensen naar het e-mailadres zoeken, de contactpagina, te vermelden dat en waarom dit de keuze van NS is, heb ik in die dialoog al gegeven, maar daar is dus niets mee gedaan. Kennelijk steken ze hun schaarse tijd liever in de komjoenitie opleuken. 😡

Reputatie 7
Badge +3

De vele reacties die jij nu in dit topic zet, geeft aan waarom NS niet meer bereikbaar is voor email. Je hebt inmiddels zo'n 10x gereageerd. Als je net zo vaak op emails reageert, kost dat de medewerkers veel tijd en NS veel geld. Daarbij is reageren via andere kanalen een stuk sneller dan via email. 

Reputatie 7
Badge +3

Dat is precies wat ik eerder heb aangegeven. Er zijn inmiddels veel betere kanalen voor bedrijven om te communiceren dan via e-mail. Uit eigen werkervaring kan ik dat bevestigen. E-mail kost voor een medewerker veel meer tijd dan een chat of een conversatie via DM’s. 

Het grootste probleem is misschien nog wel dat veel mensen heel slechte e-mails schrijven waarin allerlei essentiële details ontbreken. Als je dan vraagt om verduidelijking wordt dat dan weer slecht gelezen. Het is een gebed zonder end.

Reageer